Comment respecter le délai, le budget et la qualité de votre projet, nos conseils

Le coût, qui est majoritairement défini par le budget dont vous disposez. 

Le délai, qui correspond à la date prévisionnelle à laquelle le projet doit être mis en ligne. 

La qualité, qui correspond au soin avec lequel le projet a été réalisé de manière fonctionnelle et technique.

Chacune de ces 3 notions est interdépendante et pour chaque imprévu rencontré au cours du projet, il peut y avoir des conséquences plus ou moins fortes sur l'ensemble de ces 3 notions. Il est alors très important d'identifier au maximum les risques potentiels et ainsi ajuster en conséquence la roadmap et le budget du planning.

Appliquez nos conseils pour anticiper au maximum les risques d'imprévus et assurer la réussite de votre projet !

#1 Établir un budget et un planning de référence

Pour beaucoup de projets, le budget sera en règle générale le premier indicateur à respecter. Ainsi, pour ne pas se retrouver avec un dépassement du budget, il est indispensable que le budget initial soit comparé avec la charge de travail estimée par les membres qui réaliseront le projet.

Cette charge de travail est calculée lors de sessions de chiffrage, dit "Poker Planning". Le POM (Project Owner Manager) établira alors un listing détaillé des tâches du projet, puis l'ensemble de l'équipe design et technique estimera les tâches en points qui représenteront des jours ou des heures de travail par exemple.

Ainsi, pour toute tâche qui n'entre pas dans la liste initiale, vous saurez qu'il vous faudra estimer cette nouvelle tâche et ainsi adapter en conséquence le budget.

Aussi, grâce à cette estimation des tâches, le temps nécessaire à la réalisation du projet sera clairement identifiable, vous pourrez alors construire le planning du projet. Pour le planning qui découle de l'estimation des tâches, si une deadline avait été fixée, elle devra potentiellement être réadaptée ou bien certaines tâches devront être dépriorisées pour atteindre l'objectif du planning initial.

#2 Assurer un suivi efficace avec des séances de démo régulière

Une démo consiste en une présentation régulière de votre projet durant sa phase de construction. Durant cette démo, l'ensemble de l'équipe est présente : l'équipe design, l'équipe technique ainsi que le client. Elle permet de tenir informée l'ensemble de l'équipe sur l'état d'avancement du projet. Mais c'est aussi l'occasion avec le client de confirmer que le projet prend la direction souhaitée et que les tâches présentées répondent bien aux attentes définies. Ou bien à remonter dès à présent des feedbacks qui permettront de rectifier certains points sans attendre la toute fin de projet, ce qui pourrait dans le pire des scénarios remettre en cause la totalité du projet.

Cette cérémonie qui a toute son importance se retrouve dans la méthodologie Agile, un framework de développement et de gestion de projet. Parmi ce framework il existe différentes stratégies : Scrum, Kanban... Il sera donc important de choisir la méthodologie la plus adaptée aux besoins du projet !

#3 Inclure la gestion des risques dans votre projet

Et ça commence dès le début !

En effet, dès que toutes les bases du projet sont posées avec la définition du besoin, vous allez pouvoir, avec votre équipe, étudier la faisabilité du projet.

C'est au cours de cette étape qu'il vous faudra identifier les risques qui pourraient se présenter durant la phase de réalisation du projet. Il est donc très important d'inclure tous les membres de l'équipe : technique, design... Plus il y a aura d'acteurs impliqués sur le projet présents à cette étape, plus les risques potentiels seront identifiées.

Une fois les risques identifiés, vous pourrez classer par ordre d'importance ces derniers, car tous n'auront pas les mêmes impacts et donc la même importance. En fonction, vous mettrez alors en place un plan d'action pour limiter ces risques ou pour trouver des parades qui viendront contrer ces derniers.

Tout en restant vigilant lors de l'étape de réalisation du projet !

De nouveaux risques peuvent intervenir en cours de projet. Ces nouveaux risques peuvent émerger pour de multiples raisons, par exemple un périmètre projet qui s'est élargi.

Un risque qui avait été identifié en amont peut lui aussi avoir un nouvel impact ou même disparaitre suite à un changement au sein du projet.

Chez Atipik, nos POM sont garants de cette identification/gestion des risques et vous assurent un suivi lors de vos points projets.

Et en gardant en mémoire ces risques pour les prochains projets !

Certains risques vont se présenter de manière générique à chaque projet, avec l'expérience et l'expertise de votre équipe, vous pourrez rapidement les contrer.

#4 S'entourer d'une bonne équipe

Choisir un prestataire pour votre projet n'est pas une chose facile. Parmi tous vos critères, il y en a un qui, selon nous, doit être déterminant dans votre choix : il s'agit du critère relationnel. En effet, pour que la réussite de votre projet soit assurée du début à la fin, il est indispensable que vous ne fassiez qu'un entre vous et votre prestataire.

• Lors des tout premiers échanges, votre prestataire devra comprendre votre environnement avec son fonctionnement, ses valeurs, et votre vision du projet.
• Par la suite, un échange donnant-donnant devra s'insérer dans votre relation avec le prestataire qui, de par son expertise, vous guidera et vous conseillera sur la meilleure manière de réaliser votre projet. Surtout, fuyez les béni-oui-oui qui vous conduiront droit dans le mur !
• Tout au long du projet, veillez à ce que l'équipe soit bien structurée et accessible. Votre interlocuteur privilégié restera le chef de projet, mais tous les membres qui construisent votre projet et qui ont chacun leur expertise devront être accessibles. Votre collaboration n'en sera que plus efficace.

En somme, il s'agit de trouver un réel partenaire et non pas seulement un prestataire !

En choisissant Atipik, vous serez toujours sûr de faire le bon choix. Misez sur un partenaire qui dispose de toute l'expertise pour prendre soin de votre projet et le guider jusqu'au succès !